Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, lộ trình chuyển đổi số hợp lý bắt đầu từ một bài toán kinh doanh đang gây mất tiền, không bắt đầu từ việc chọn phần mềm. Trình tự an toàn là: chọn bài toán, đo hiện trạng, chuẩn hoá dữ liệu nền, số hoá quy trình lõi, kết nối các mảnh rời, dùng dữ liệu để ra quyết định, rồi mới tính tới mô hình kinh doanh mới.
Doanh nghiệp nhỏ có hai lợi thế mà tập đoàn không có: ít tầng phê duyệt và người chủ thường trực tiếp thấy vấn đề. Điểm yếu là ngân sách mỏng, thiếu người chuyên trách và dễ bị cuốn theo lời chào hàng. Lộ trình dưới đây được thiết kế để mỗi bước tự hoàn vốn hoặc ít nhất cho ra kết quả nhìn thấy được trước khi chi cho bước sau.
Vì sao doanh nghiệp nhỏ không nên sao chép lộ trình của tập đoàn
Phần lớn tài liệu về chuyển đổi số được viết từ khảo sát các doanh nghiệp lớn, với giả định có phòng công nghệ thông tin, có ngân sách nhiều năm và có thể chịu được một dự án kéo dài. Doanh nghiệp nhỏ và vừa, chiếm tuyệt đại đa số số doanh nghiệp đang hoạt động ở Việt Nam, vận hành trong điều kiện khác: dòng tiền tính theo tháng, một người kiêm nhiều việc, và mỗi giờ của chủ doanh nghiệp đều đắt.
Ba khác biệt quan trọng. Thứ nhất, chi phí cơ hội của thời gian quản lý lớn hơn chi phí phần mềm. Một hệ thống rẻ nhưng bắt chủ doanh nghiệp tự cấu hình ba tháng có thể đắt hơn một hệ thống đắt hơn nhưng chạy ngay. Thứ hai, rủi ro tập trung: tập đoàn có thể chịu một dự án thất bại, doanh nghiệp nhỏ thì một lần chuyển hệ thống hỏng có thể làm gián đoạn bán hàng cả tháng. Thứ ba, lợi thế linh hoạt: doanh nghiệp nhỏ có thể đổi quy trình trong một buổi họp, nên nên tận dụng điều đó thay vì mua các hệ thống được thiết kế cho cấu trúc nhiều tầng.
Hệ quả là doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên phần mềm dạng dịch vụ thuê theo tháng, cấu hình ít, dùng quy trình chuẩn của phần mềm thay vì tuỳ biến, và triển khai từng mảnh. Mục tiêu không phải có một "hệ thống tổng thể" sớm nhất có thể, mà là có dữ liệu đáng tin ở những điểm quyết định quan trọng nhất.
Bảy bước có thứ tự
Mỗi bước dưới đây có đầu ra cụ thể. Chưa có đầu ra của bước trước thì chưa nên chi tiền cho bước sau.
- Chọn một bài toán đang mất tiền. Ví dụ: hàng tồn kho chết chiếm nhiều vốn, công nợ khó đòi, đơn giao sai, khách cũ không quay lại. Đầu ra: một câu mô tả vấn đề và ước lượng thô số tiền nó đang làm mất mỗi tháng.
- Đo hiện trạng bằng số. Trước khi đổi gì, ghi lại giá trị nền của chỉ số: số ngày tồn kho, tỷ lệ đơn sai, số ngày thu tiền bình quân. Không có giá trị nền thì sau này không chứng minh được gì. Đầu ra: một bảng vài chỉ số với giá trị hiện tại.
- Chuẩn hoá dữ liệu nền. Thống nhất danh mục mã hàng, khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị tính. Đây là bước nhàm chán nhất và hay bị bỏ qua nhất, nhưng mọi bước sau đều dựa vào nó. Đầu ra: một danh mục chuẩn duy nhất, có người chịu trách nhiệm cập nhật.
- Số hoá quy trình lõi liên quan tới bài toán. Chọn công cụ phục vụ đúng quy trình đó: bán hàng và kho, hoặc công nợ, hoặc chăm sóc khách hàng. Dùng quy trình mặc định của phần mềm nếu nó không trái với cách bạn kiếm tiền. Đầu ra: quy trình chạy trên hệ thống, dữ liệu sinh ra tại chỗ.
- Kết nối các mảnh rời. Khi đã có hai ba công cụ, nối chúng lại để tránh nhập liệu hai lần: đơn bán tự sinh hoá đơn điện tử, thu tiền tự cập nhật công nợ. Đầu ra: danh sách các điểm nhập liệu trùng đã bị loại bỏ.
- Dùng dữ liệu để ra quyết định lặp lại. Đặt quy tắc dựa trên số liệu: mức tồn tối thiểu từng mã, hạn mức công nợ theo lịch sử thanh toán, danh sách khách cần gọi lại. Đầu ra: một vài quyết định hằng tuần không còn dựa vào trí nhớ.
- Thử mô hình kinh doanh mới khi nền đã vững. Bán đặt trước theo dữ liệu nhu cầu, bán thuê bao, mở kênh bán cho đại lý tự đặt hàng. Đầu ra: một thử nghiệm nhỏ có thước đo.
Phần lớn doanh nghiệp nhỏ có thể thu được phần lớn lợi ích chỉ với năm bước đầu. Bước bảy là phần thưởng, không phải điều kiện bắt buộc để gọi là đã chuyển đổi số.
Ví dụ: một xưởng cơ khí 40 người ở Bắc Ninh
Để thấy lộ trình chạy thế nào, hãy xem một ví dụ giả định tổng hợp từ các tình huống thường gặp. Xưởng gia công cơ khí 40 công nhân, làm hàng theo đơn cho vài khách hàng công nghiệp. Chủ xưởng than phiền thường xuyên giao trễ và không biết đơn nào lãi, đơn nào lỗ. Báo giá dựa trên kinh nghiệm, tiến độ theo dõi bằng bảng trắng ở xưởng và nhóm chat.
Bước một và hai: bài toán được chọn là giao trễ, vì khách hàng lớn nhất đã cảnh báo sẽ giảm đơn. Đo lại ba tháng gần nhất từ nhóm chat và phiếu xuất kho, tỷ lệ đơn giao đúng hẹn chỉ khoảng sáu phần mười (ví dụ giả định). Bước ba: xưởng phát hiện cùng một chi tiết có ba cách gọi tên khác nhau giữa phòng kinh doanh, tổ trưởng và thủ kho; việc thống nhất mã chi tiết và định mức vật tư mất gần một tháng, lâu hơn mọi dự tính.
Bước bốn: thay vì mua một hệ thống quản trị sản xuất đầy đủ, xưởng dùng một công cụ quản lý lệnh sản xuất đơn giản: mỗi đơn có các công đoạn, tổ trưởng cập nhật trạng thái trên điện thoại khi hoàn thành. Bước năm và sáu: sau vài tháng có dữ liệu thời gian thực tế từng công đoạn, xưởng phát hiện điểm nghẽn nằm ở khâu xử lý nhiệt thuê ngoài chứ không ở máy gia công như vẫn nghĩ, và bắt đầu báo giá dựa trên thời gian công đoạn thực tế.
Điều đáng chú ý là giá trị lớn nhất không đến từ phần mềm mà từ việc lần đầu tiên xưởng nhìn thấy dòng chảy công việc bằng số. Đây là hiệu ứng mà phương pháp Lean gọi là làm cho vấn đề hiện ra, và dữ liệu số chỉ làm việc đó rẻ hơn, nhanh hơn.
Chọn công cụ: tiêu chí quan trọng hơn danh sách tính năng
Khi so sánh phần mềm, doanh nghiệp nhỏ hay bị cuốn vào số lượng tính năng. Những tiêu chí sau thường quyết định thành bại nhiều hơn:
| Tiêu chí | Câu hỏi cần đặt | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Khả năng xuất dữ liệu | Có tải được toàn bộ dữ liệu của mình ra định dạng phổ biến bất cứ lúc nào không? | Tránh bị khoá vào một nhà cung cấp; dữ liệu là tài sản của bạn |
| Khả năng kết nối | Có giao diện lập trình (API) hoặc kết nối sẵn với công cụ hoá đơn, ngân hàng, bán hàng không? | Bước năm của lộ trình phụ thuộc vào điều này |
| Thời gian chạy được | Bao lâu thì một nhân viên bình thường dùng được cho việc hằng ngày? | Chi phí thời gian thường lớn hơn chi phí thuê bao |
| Tổng chi phí ba năm | Phí thuê bao theo người dùng, phí triển khai, phí tuỳ biến, phí nâng cấp? | Giá khởi điểm thấp có thể đi kèm chi phí tăng dần theo quy mô |
| Bảo vệ dữ liệu | Dữ liệu lưu ở đâu, ai truy cập được, sao lưu thế nào, xử lý dữ liệu cá nhân ra sao? | Nghĩa vụ pháp lý về dữ liệu cá nhân vẫn thuộc về doanh nghiệp |
| Độ bền của nhà cung cấp | Nhà cung cấp đã hoạt động bao lâu, nếu ngừng dịch vụ thì dữ liệu ra sao? | Đổi hệ thống lõi là việc tốn kém và rủi ro |
Một mẹo thực tế: trước khi ký, yêu cầu dùng thử với chính dữ liệu và một quy trình thật của mình trong vài tuần, có sự tham gia của người sẽ dùng hằng ngày, không chỉ xem trình diễn của bên bán.
Những cái bẫy thường gặp
Mua trọn gói ngay từ đầu. Gói "tổng thể" nghe hợp lý nhưng buộc doanh nghiệp thay đổi mọi quy trình cùng lúc. Với nhân sự mỏng, kết quả thường là nhiều mô-đun được trả tiền nhưng không ai dùng.
Tuỳ biến để giữ thói quen cũ. Mỗi lần yêu cầu sửa phần mềm cho giống cách làm cũ là một khoản chi phí và một điểm có thể gãy khi nhà cung cấp nâng cấp. Trước khi tuỳ biến, hỏi xem cách làm cũ có thật sự tạo ra giá trị cho khách hàng không.
Coi tuân thủ bắt buộc là chuyển đổi số. Hoá đơn điện tử bắt buộc từ giữa năm 2022, kê khai thuế điện tử, chữ ký số là những việc phải làm. Chúng là số hoá quy trình theo yêu cầu pháp luật, có ích, nhưng không tự tạo ra lợi thế cạnh tranh. Tận dụng chúng làm nguồn dữ liệu cho bước sáu mới là chỗ tạo khác biệt.
Phụ thuộc vào một người. Thường có một nhân viên trẻ "rành máy tính" tự dựng các bảng tính và quy trình. Khi người đó nghỉ, mọi thứ sụp. Ghi lại cách vận hành và có ít nhất hai người nắm được.
Bỏ qua an toàn thông tin. Doanh nghiệp nhỏ là mục tiêu ưa thích của lừa đảo qua email và mã độc tống tiền vì phòng vệ yếu. Bật xác thực hai lớp, sao lưu định kỳ ra nơi tách biệt và phân quyền tối thiểu nên làm ngay từ bước bốn.
Đo hiệu quả: đừng chỉ hỏi phần mềm có chạy không
Câu hỏi "chuyển đổi số có hiệu quả không" chỉ trả lời được nếu bạn đã ghi giá trị nền ở bước hai. Ba loại chỉ số nên theo dõi song song. Chỉ số kết quả gắn với bài toán ban đầu: tỷ lệ giao đúng hẹn, số ngày tồn kho, số ngày thu tiền. Chỉ số sử dụng: bao nhiêu phần trăm giao dịch thật sự đi qua hệ thống, bao nhiêu còn chạy song song trên giấy hoặc bảng tính. Chỉ số chất lượng dữ liệu: tỷ lệ bản ghi thiếu thông tin bắt buộc, số mã trùng phát sinh mỗi tháng.
Chỉ số sử dụng thường bị bỏ qua nhưng là chỉ báo sớm nhất. Nếu sau hai tháng vẫn có một phần đáng kể đơn hàng được ghi trên giấy rồi nhập sau, nghĩa là quy trình mới chưa thuận cho người làm, và chỉ số kết quả chưa thể cải thiện. Cần quay lại hỏi người dùng tuyến đầu, không phải thúc ép họ.
Về thời gian, đừng kỳ vọng chỉ số kết quả đẹp ngay tháng đầu. Giai đoạn chuyển tiếp thường làm năng suất giảm nhẹ vì mọi người đang học cách làm mới, hiện tượng mà một số nhà kinh tế gọi là đường cong chữ J của năng suất khi áp dụng công nghệ. Đặt mốc đánh giá chính thức sau khoảng một quý vận hành ổn định là hợp lý hơn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp siêu nhỏ, dưới 10 người, nên bắt đầu từ đâu?
Với quy mô này, bước một thường là gom dữ liệu bán hàng và thu chi về một chỗ duy nhất, dùng công cụ bán hàng hoặc kế toán đơn giản thay cho sổ tay và nhiều nhóm chat. Chỉ riêng việc biết chính xác doanh thu, lãi gộp từng mặt hàng và khách nào nợ bao nhiêu đã đủ thay đổi nhiều quyết định. Chưa cần hệ thống quản trị tổng thể.
Có nên tự viết phần mềm riêng thay vì thuê phần mềm có sẵn không?
Chỉ nên tự viết khi quy trình đó là lợi thế cạnh tranh cốt lõi mà phần mềm phổ thông không đáp ứng, và bạn có năng lực duy trì lâu dài. Với kế toán, nhân sự, bán hàng phổ thông, phần mềm có sẵn gần như luôn rẻ và bền hơn. Chi phí lớn của phần mềm tự viết nằm ở bảo trì nhiều năm sau, không ở lần viết đầu.
Có các chương trình hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ không?
Có nhiều chương trình của cơ quan nhà nước, hiệp hội và tổ chức quốc tế hỗ trợ đánh giá mức độ sẵn sàng, đào tạo hoặc đồng tài trợ chi phí công cụ. Điều kiện và nội dung thay đổi theo từng giai đoạn và từng tỉnh thành, nên bạn cần kiểm tra thông tin hiện hành tại cơ quan phụ trách doanh nghiệp ở địa phương hoặc hiệp hội ngành.
Làm sao thuyết phục nhân viên lớn tuổi dùng hệ thống mới?
Bắt đầu từ việc hệ thống làm nhẹ việc gì cho chính họ, không phải cho quản lý. Mời họ tham gia chọn và thử công cụ, ghép cặp với người trẻ hơn, chấp nhận giai đoạn chạy song song ngắn. Kinh nghiệm thực tế cho thấy lực cản lớn hơn thường đến từ quy trình thiết kế kém chứ không phải từ tuổi tác người dùng.
Bao lâu thì nên xem xét đổi sang hệ thống lớn hơn?
Dấu hiệu thường gặp là nhiều công cụ rời cần kết nối thủ công, dữ liệu đối chiếu mất nhiều giờ mỗi tuần, hoặc doanh nghiệp mở thêm chi nhánh, kho, pháp nhân mà công cụ hiện tại không hỗ trợ. Khi chi phí thời gian để vá các mảnh rời vượt chi phí chuyển đổi, đó là lúc nên tính tới hệ thống quản trị tổng thể.
